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裝修過種中遇到的問題?

2022-04-15   作者:金屬復(fù)合板

很不幸,這次你們組的項(xiàng)目交付又延期了。

你和每一次項(xiàng)目延期交付時(shí)一樣,在工位上沉默,在低氣壓的會議室和組員復(fù)盤。

在你的計(jì)劃中,組員應(yīng)該像一套房子的裝修隊(duì)那樣,按照你給出的設(shè)計(jì)圖一步步執(zhí)行計(jì)劃,直到整座房子裝修完成,進(jìn)而等待驗(yàn)收。

可是你的「裝修隊(duì)」出現(xiàn)了問題。

每個(gè)人看到了設(shè)計(jì)師的規(guī)劃圖之后,很快就能理解自己要做的工作是什么,并且已經(jīng)開始謀劃從哪里入手。

但很快問題就出現(xiàn)了,在執(zhí)行的時(shí)候,墻面的油漆還沒有刷完,鋪地板的已經(jīng)開始工作了,這個(gè)時(shí)候,運(yùn)送家具的隊(duì)伍又著急忙慌地趕來了,但是屋子里都還是半毛坯房的狀態(tài),于是乎家具又只能在外面等著...

各個(gè)團(tuán)隊(duì)擠作一團(tuán),每個(gè)人都在強(qiáng)調(diào)著自己的重要性,并且對裝修的先后順序有著自己的看法,對工作的方式也都堅(jiān)持著自己的一套原則。身為管理者的你只能在各個(gè)團(tuán)隊(duì)里來回穿梭,協(xié)調(diào)大家的工作方式與時(shí)間,同時(shí)又要不斷催促項(xiàng)目進(jìn)展...

挺窒息的,不是嗎?

經(jīng)過一而再再而三地協(xié)調(diào),項(xiàng)目終于可以按部就班進(jìn)行了,可是這個(gè)時(shí)候,離「交房」日期只有幾天的時(shí)間了。
問題出在了哪里?

回顧一下「裝修隊(duì)」的工作過程,你或許能發(fā)現(xiàn)一些端倪:

- 項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和研發(fā)團(tuán)隊(duì)之間的溝通存在各種障礙。不同的工作模式和管理工具導(dǎo)致團(tuán)隊(duì)間信息隔離,研發(fā)進(jìn)度黑盒,僅靠團(tuán)隊(duì)間詢問式溝通,風(fēng)險(xiǎn)判斷滯后,交付一再延期,團(tuán)隊(duì)間信任度受損,客戶滿意度和回款進(jìn)度難以保障。

- 不同組織架構(gòu)、規(guī)模、工作模式的團(tuán)隊(duì),對項(xiàng)目管理的理解和做法各不相同,項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)也沒有合適的項(xiàng)目管理工具可用。

簡單來說,「沒有工具可用+團(tuán)隊(duì)溝通不暢」導(dǎo)致了一系列問題。

既然問題找到了,那么該如何解決呢?
你會怎么做?

你可能會想到,是否可以使用市面上熱門的管理工具來管理項(xiàng)目,進(jìn)而提升效率?以軟件項(xiàng)目交付為例,比如:

- Project/Teamwork:用于項(xiàng)目里程碑、項(xiàng)目任務(wù)(wbs)拆解

- JIRA/Teambition/TAPD:用于敏捷迭代管理

- Odoo:用于工時(shí)統(tǒng)計(jì)

- Excel:用于收集項(xiàng)目需求、問題

從某種意義上來說,這些都是市面上比較主流或熱門的工具,同時(shí)也是處理對應(yīng)任務(wù)時(shí),公認(rèn)的比較好用的軟件。類比到「裝修隊(duì)」的例子里,你可以理解為,團(tuán)隊(duì)采購了最好的裝修材料、使用了最先進(jìn)的裝修工具。

但是,把各種好用的、熱門的工具堆疊在一起,真的能為項(xiàng)目帶來效率成倍提升的效果嗎?

事實(shí)上,多種工具必然會帶來一些問題,比如:

1、數(shù)據(jù)孤島

不同環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)分散于不同的系統(tǒng)中,彼此獨(dú)立形成數(shù)據(jù)孤島。當(dāng)項(xiàng)目范圍、成本、進(jìn)度發(fā)生變更時(shí),上下游無法及時(shí)同步、對齊信息,導(dǎo)致潛在風(fēng)險(xiǎn)被掩蓋,管控滯后。

2、統(tǒng)計(jì)成本巨大

為統(tǒng)計(jì)多個(gè)項(xiàng)目執(zhí)行成本、進(jìn)度、質(zhì)量,需要花費(fèi)數(shù)小時(shí)手動導(dǎo)出各工具內(nèi)的數(shù)據(jù)進(jìn)行拼湊、匯總,在數(shù)據(jù)的海洋中疲于奔命。

3、業(yè)務(wù)限制

常見的項(xiàng)目管理工具內(nèi)置了既定的管理流程,無法完全貼合不同公司獨(dú)特的項(xiàng)目管理流程和可能的變數(shù),常需要靠其他工具彌補(bǔ)。結(jié)果是工具越堆越多,流程越來越亂。

4、采購成本高

多系統(tǒng)采購成本高昂,如果你有一個(gè) 30 人的研發(fā)團(tuán)隊(duì),每年的項(xiàng)目管理系統(tǒng)、研發(fā)敏捷管理系統(tǒng)、客戶問題管理系統(tǒng)采購成本高達(dá)數(shù)萬元甚至數(shù)十萬元。

與此同時(shí),低效溝通的問題仍然沒有得到解決:

- 項(xiàng)目經(jīng)理和研發(fā)團(tuán)隊(duì)依然在依靠發(fā)文件、發(fā)信息、打電話,低效且極易產(chǎn)生信息遺漏和理解偏差;

- 項(xiàng)目經(jīng)理無法及時(shí)獲知研發(fā)進(jìn)度,把控研發(fā)風(fēng)險(xiǎn),導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)判斷和應(yīng)對措施滯后,影響項(xiàng)目的按時(shí)交付和回款。